10 passi per iniziare a delegare

10 passi per iniziare a delegare

Ultimamente hai sentito parlare molto dell’Assistente Virtuale, una figura professionale che aiuta i piccoli imprenditori a gestire il loro business e che si può contrattare in modo flessibile, solo quando serve aiuto e solo per il tipo specifico di aiuto che serve in quel momento.

Ci stai pensando ma sei indecis@…non sapresti bene da dove cominciare a delegare, hai sempre fatto tutto tu!

La buona notizia è che si può imparare a delegare, e non è nemmeno difficile.

Certo, richiede una sana dose di fiducia, di buona comunicazione, di apertura alle novità…Ma una volta iniziato, non potrai più farne a meno e ti chiederai come mai non ti sei deciso prima.

Per aiutarti, ecco qui un metodo semplice per capire come e cosa delegare:

1.   Scrivi tutte le tue attività.

Per almeno una settimana, tieni a portata di mano carta e penna, o un timer digitale come Toggl, e segnati tutte le attività che svolgi nella giornata, con orario di inizio e di fine. Conta proprio tutte le attività, anche quelle che ti sembrano più ovvie e meno importanti, perché anche quelle occupano tempo. Ci vuole costanza per misurare tutte le attività, ma è uno sforzo che verrà ripagato.

2.   Devo farlo assolutamente io.

Una volta completata la tua lista, prenditi un momento per rifletterci, e contrassegna tutto ciò che devi assolutamente fare tu e non può fare nessun altro. Queste attività rappresentano il cuore del tuo business.

3.   Il “cuore”: quanto tempo occupa?

Riprendi la lista e calcola quante ore alla settimana sono occupate dal “cuore” del business. Ti avanza tempo o già solo queste attività ti riempiono 8-9-10 ore al giorno?

4.   Le attività delegabili.

Ora concentrati su ciò che non hai contrassegnato al punto 2, cioè quelle attività che potrebbe anche fare qualcun altro. Tutte queste attività sono potenzialmente delegabili.

5.   Ma mi diverto a fare (…)

Fra le attività potenzialmente delegabili, può darsi che sia qualcosa che comunque ti piace fare, e vorresti continuare a fare tu. Perfetto, anche qui, calcola quanto tempo settimanale ti occupano queste attività, poi torna al punto 3 e valuta se ti è possibile tenerle.

6.   Ecco cosa delegare.

Tutto ciò che è rimasto ora nella lista rappresenta la tua porzione di lavoro delegabile. La somma delle ore settimanali che al momento sono occupate dalle attività delegabili rappresenta il tempo che risparmierai delegando. Nel tuo caso, di quante ore si tratta?

7.   Da cosa inizio?

Bene, ti sei res@ conto che le attività delegabili, in effetti, ci sono, e sono molte. Da quale iniziare? Sappiamo che, per cominciare una collaborazione con un altro professionista in modo proficuo, c’è bisogno di “prendersi le misure” a vicenda per qualche tempo. Per questo è consigliabile iniziare il rapporto con l’Assistente Virtuale delegando solo un piccolo progetto, con un inizio e una fine ben definiti, oppure un’attività regolare ma che occupi poco tempo (per esempio, 1 ora alla settimana). Questo vi permetterà di conoscervi, di mettere a punto le modalità di comunicazione più funzionali per entrambi e di valutare reciprocamente le modalità di lavoro.

8.   Cerca la tua AV.

Ora sei pront@ per cercare una professionista adatta a te. Infatti, ogni Assistente Virtuale si specializza in certi servizi e non in altri, quindi cerca su internet i siti delle varie Assistenti Virtuali (cerca su Google “Assistente Virtuale”) e vedi chi offre servizi che fanno al caso tuo. Valuta quale AV senti più affine a te e chiedi una consulenza di orientamento (molte Assistenti Virtuali la offrono gratuitamente).

9.   Comunica

Una volta avviata la collaborazione, non dimenticare di tenere sempre aperto un canale di comunicazione con la tua Assistente Virtuale. E’ consigliabile incontrarsi periodicamente (virtualmente, per esempio via Skype o tramite altri software) per condividere le informazioni sull’andamento del progetto ed eventuali necessità o modifiche sorte in corso d’opera.

10. Rilassati!

Vivi finalmente con più serenità il tuo lavoro, ora hai un’alleata fidata con cui condividere gioie e dolori del lavoro in proprio! 

Contattami

Un’Assistente Virtuale per migliorare il tuo Customer Service

Un’Assistente Virtuale per migliorare il tuo Customer Service

15 modi in cui un’Assistente Virtuale può aiutarti a rendere il Servizio Clienti della tua impresa il tuo vantaggio competitivo

Sei un freelance, hai una piccola impresa o una startup che sta crescendo molto? Fantastico! A volte però ti trovi in difficoltà perché sei sommerso di lavoro e non hai il tempo per seguire tutto. Sei da solo o siete in pochi e dovete seguire tutti gli aspetti del business, ma sai bene che tutte le tue energie dovrebbero essere concentrate sulle aree chiave, invece di essere disperse in attività necessarie ma collaterali, che poi finisci per gestire in maniera non efficiente. Vediamo come può aiutarti un’Assistente Virtuale.

Un buon Servizio Clienti è fondamentale

Una di queste aree che finiscono per essere un po’ trascurate spesso è il Customer Service. Ma, come sai, offrire un buon Customer Service è fondamentale per avere clienti soddisfatti e che tornano. 

La verità è che alle richieste dei clienti bisogna rispondere in maniera veloce e soddisfacente. Recenti sondaggi hanno rilevato che il 41% dei clienti si aspetta una risposta ad una email entro 6 ore, il 47% si aspetta una risposta ad un post o a un messaggio sui social media entro 1 ora, mentre l’84% se la aspetta al massimo entro 24 ore. (fonte)

Collaborare con un’Assistente Virtuale

Collaborare con un’Assistente Virtuale può avere un forte impatto sull’efficienza del tuo Customer Service.

Una Assistente Virtuale è una consulente libera professionista che, da remoto, svolge per conto tuo le attività che non richiedono il tuo intervento diretto. E tra queste, c’è sicuramente il Customer Service.

Ecco come un’AV può aiutarti, in modo che tu possa liberare ore preziose da dedicare alle cose più importanti o semplicemente a ciò che ami fare di più:

  • 1. Gestire la casella email generale della tua attività Se hai una casella “info@” sulla quale arriva la maggior parte delle richieste di informazioni, l’Assistente Virtuale può rispondere sulla base di un template elaborato con te, o delle linee guida fornite da te, e inoltrarti solo le email che richiedono il tuo intervento diretto.
  • 2. Rispondere alle richieste e ai commenti che arrivano sui social media della tua attività: essere presente su vari canali social è fondamentale al giorno d’oggi. 
  • 3. Gestire le richieste che arrivano attraverso la chat live del tuo sito. Se un cliente ti contatta via chat, verosimilmente ha un problema urgente che non riesce a risolvere e si aspetta una risposta immediata.  
  • 4.    Condurre i follow up. Ricontattare chi in passato ha mostrato interesse per il tuo servizio o prodotto per sondare la possibilità di trasformarli in clienti. Non lasciare che potenziali clienti ti sfuggano di mano per una semplice mancanza di tempo!
  • 5.    Creare documenti commerciali per i clienti. Dai preventivi alle presentazioni della tua attività, dalle schede prodotto ai moduli per i reclami, una Av può creare una varietà di documenti in un batter d’occhio.
  • 6.    Tradurre documenti commerciali. Spesso le Assistenti Virtuali parlano e scrivono fluentemente più lingue straniere, non avrai bisogno di contrattare un traduttore professionista e sostenere il relativo costo.
  • 7.    Gestione del sistema CRM. Creare e mantenere aggiornate le anagrafiche dei clienti e la storia delle interazioni con loro.
  • 8.    Inserire gli ordini nel tuo sistema gestionale, inviare le conferme d’ordine, monitorare lo stato di avanzamento del processo di produzione o approvvigionamento, seguire le spedizioni.
  • 9.    Creare un sondaggio per monitorare il livello di soddisfazione dei tuoi clienti. Ottenere il loro feedback è fondamentale per poter prendere decisioni informate e strategiche.
  • 10. Mantenere i rapporti con i fornitori e i magazzini, inviare gli ordini di acquisto, sollecitare le consegne, verificare gli stock a magazzino, gestire i resi.
  • 11. Aggiornare il tuo sito web. Mantenere il sito della tua attività aggiornato è molto importante per mantenere informati i tuoi clienti ed attrarne di nuovi. L’Assistente Virtuale può pubblicare per te articoli, post di blog, comunicare offerte speciali e promozioni, aggiornare i dettagli dei prodotti o servizi.  
  • 12. Raccogliere le domande frequenti ricevute dai clienti e raggrupparle in un unico documento che potrà essere poi pubblicato sul sito web, diventando la sezione FAQ. Qua il cliente troverà velocemente risposta alle domande più comuni.
  •  13. Fare il setup dell’autoresponder per l’invio di newsletters Le newsletter sono in genere molto gradite dai clienti e andrebbero inviate come minimo una volta al mese. Un’Assistente Virtuale può scrivere il contenuto della newsletter, se è specializzata in copywriting, o comunque impostare il setup dell’autoresponder.
  •  14. Monitorare la reputazione tua e della tua attività sul web   Sai se qualcuno menziona la tua attività sul web? Se qualcuno lascia una recensione? E’ utile esserne al corrente, per sapere “cose si dice di te” e poter eventualmente intervenire nella conversazione o rispondere. Un’Assistente Virtuale può impostare e utilizzare strumenti software per il monitoraggio in modo da ricevere un avviso per ogni menzione. Ci sono stati casi di persone che creano account falsi e rispondono ai post fingendosi il servizio clienti di un business per recarvi danno!
  • 15. Ultimo ma non meno importante, un’Assistente Virtuale può aiutarti a individuare potenziali opportunità per il tuo business. Essendo in stretto contatto con i clienti e le loro opinioni, spesso può trovare nuove idee o individuare nuovi trend da sottoporre alla tua attenzione.

Contrattare un’Assistente Virtuale è il modo ideale per ottenere l’aiuto di cui hai bisogno con le risorse che hai a disposizione!

Virtually Assistenza Virtuale